Ругая организаторов, действительно, неплохо бы точнее придерживаться фактов, и немного представлять общую картину. Картина, при чтении материалов встречи, как мне кажется, вполне понятна.

Основные события с самого начала планировались на глубокий вечер субботы, об этом говорилось в закреплённой записи. Сейчас закреплена другая, но исходная вот тут: https://vk.com/wall-148586894_4. Состоялись, когда и были запланированы. Почему, например, я, заехав с утра как квартирьер, уезжала на репетицию, в расчёте вернуться к основной части.

Да, при этом заезжать можно было с пятницы, когда изначально предполагался заезд "квартирьеров" (указанное во вконтакте начало события совпадало с предполагаемым заездом квартирьеров. Возможно, это было неправильно. Тогда это моя вина), да хоть бы и раньше, хоть бы и намного раньше. Мы б только порадовались, что место заранее удалось застолбить. Но рассчитывая на себя.
Также понятно, что непогода сорвала часть планов (о чём во встрече писали), поэтому запланированное на день субботы толком не состоялось - день ушёл на техническую часть организации всего. При нормальной погоде это было бы в пятницу вечером, и в субботу же, но утром.
Также понятно, что общими силами эта техническая часть (в том числе разворачивание "кухни") делается быстрее, чем если просто ждать, когда всё будет готово.

Опять же, возможно, наша ошибка в том, что событие было сделано открытым. Раньше в таких выездах участвовал довольно узкий круг людей, которые знали, как понимать друг друга, и чего друг от друга ожидать, и серьёзных проблем с взаимопониманием не возникало.
На фейсбуке есть прекрасная возможность делать мероприятия закрытыми, но оставлять участникам право приглашать. Во вконтакте я такой не знаю, но по случаю вот таких непонимашек, думаю, следует поменять тип группы на закрытую. Оргвывод. Но пока оставлю группу открытой на ближайшие несколько дней, чтоб желающие пройти по ссылкам и посмотреть, как и что в группе обсуждалось, имели такую возможность.

Вообще, такие небольшие "дружеские выезды" получаются хорошо именно в результате коллективных усилий. Эффект команды - вложил сколько смог, получил общий результат. И сам процесс вкладывания - тоже в радость. Если не в радость, то просто не надо сюда. Человек, который пассивно ожидает, что ему сделают хорошо, оказывается разочарован сам, и вызывает отторжение у остальных.